Colegio privado: infraestructura de IA para admisiones, secretaría y administración
Agentes y workflows orquestados entre admisiones, secretaría, administración y dirección de un colegio privado, conectados a su plataforma de gestión escolar.
Retos
Un colegio privado compite cada año por captar familias mientras su secretaría atiende cientos de consultas, gestiona cuotas, comedor y extraescolares, y la dirección trabaja con datos repartidos entre la plataforma escolar, el CRM y hojas de cálculo.
Admisiones con fugas: consultas de familias sin respuesta rápida, sobre todo fuera de horario.
Secretaría saturada: las mismas preguntas sobre calendario, comedor, uniformes y extraescolares.
Cobros manuales: cuotas, recibos devueltos y servicios complementarios gestionados a mano.
Dirección sin visibilidad: matrícula, ocupación y cobros en sistemas distintos.
Solución
Diseñamos una infraestructura de IA que conecta admisiones, secretaría, administración y dirección sobre la plataforma de gestión escolar del centro, con los datos de menores protegidos y las decisiones siempre en manos del equipo.
1. Agente de admisiones
Responde a las familias a cualquier hora
Agenda visitas y entrevistas
Sigue cada solicitud hasta la matrícula; la decisión de admisión es siempre del colegio
2. Secretaría virtual
Dudas de familias sobre calendario, comedor y extraescolares
Gestión de solicitudes y certificados
Deriva al personal lo que necesita una persona
3. Workflows de administración
Emisión y seguimiento de cuotas y servicios
Gestión de recibos devueltos
Conciliación con el banco
4. Orquestación y panel de dirección
Admisiones, secretaría y administración comparten datos
Panel de matrícula, ocupación y cobros
Datos de menores con acceso restringido y trazabilidad
Resultados
El equipo del colegio dedica su tiempo a las familias y al proyecto educativo, y la dirección decide con los datos de matrícula y cobros al día.
24/7
Atención a familias
Admisiones
Seguimiento hasta matrícula
Panel
De dirección